ミスを防ぐ工夫

やり忘れを防止するために,進捗状況管理やToDoリスト,スタッフ間で共有できるスケジュール機能を追加しました(サイむ整理くん4・5のみ)

  • スタッフ間でスケジュールを共有

    事務所全体の予定が分かっていると,仕事の効率が上がります。サイむ整理くん4・5では,スタッフ間で情報を共有できるスケジュールを機能がついています。このスケジュールには,裁判の日程等も自動的に反映します。

  • 付箋・アラーム機能付き

    折角スケジュール機能があっても,スケジュール画面に切り替えなければ確認できないのでは困ります。そこで,スケジュールを付箋化する機能があります。付箋化しておけばいつでも確認できるので便利です。付箋の色は任意に選べ,また半透明になっています。開始予定の指定時刻l前に音や付箋の点滅でお知らせする機能があります。

  • 自分専用のスケジュールも追加可能

    もちろん自分専用(他のスタッフが見ることができない)スケジュールも登録することができます。いつまでに何をやるのか,いつ何を始めるのか事前に予定を立てておくと,作業効率が上がります。

  • 進捗管理

    登録されている債務者の処理が,各段階でどの程度終わっているのかが一目でわかるようにしています。作業担当者を設定したり,目標とする作業完了日を登録することができます。

  • ToDoリスト

    どの債務者のどの処理が終わっていないのかを確認できます。作業完了日が設定されている場合には,目標とする日からの遅れも確認することができます。これにより作業遅れや漏れを防ぐことができます。

  • 活用のヒント

    長期の予定・短期の予定を上手に立てましょう。予定を組み立てるには,できるだけ正確な作業見積りが必要です。正確な作業見積りのためには,経験値を収集することが大切です。これができるようになれば,上司から急に依頼された仕事が実現不可能かどうか正確に判断できます。(作業見積りがされていない職場では,追加の作業は人を確保する/急な担当替えで対処するしかなくなります。つまり・・・)